© Сорокин Б.Б. 2016 г.

Применение сводных таблиц

Сводные таблицы это таблицы, которые позволяют получать итоговые данные из обычных таблиц. Например, у нас есть таблица, в которую мы добросовестно, из года в год, вносим результаты своей сельскохозяйственной деятельности.

таблица результатов сельскохозяйственной деятельности

Проанализировать эту таблицу на глаз сложно, особенно если она значительно больше, чем показано на рисунке. Вот тут нам и придет на помощь сводная таблица.

Сразу оговорюсь, я не буду учить Вас, как построить сводную таблицу. Для этого есть вполне вменяемая справка. Будем считать, что Вы уже умеете строить сводную таблицу, и я только подскажу Вам, как использовать ее возможности для решения различных задач.

Задача 1. Необходимо подсчитать какую выручку принесли те или иные овощи и фрукты.

Используя мастер создания сводных таблиц, создадим макет где разместим столбцы или говоря профессиональным языком поля нашей исходной таблицы следующим образом.

мастер сводных таблиц

В результате получим следующую сводную таблицу.

Сводная таблица

Эта простейшая сводная табличка, отображает сколько денег мы заработали с каждого вида овощей за все годы.

Однако, если уж взялись анализировать то будем делать это до конца. Теперь нам еще нужна информация как эта прибыль распределяется по годам.

Опять используем мастер сводных таблиц и добавим в макет еще одно поле "Год".

добавим в макет еще одно поле

Это позволит нам получить сводную таблицу, в которой заработанные деньги уже будут разложены по годам.

новая сводная таблица

Новая табличка гораздо более информативна и из нее видно, что в 2013 году Ваши заработки сократились, но зато в 2014 году Вы наверстали упущенное.

На радостях вы зовете жену и с гордостью показываете ей результаты своего труда (как на приусадебном участке, так и на компьютере). Жена долго и внимательно изучает табличку и вдруг заявляет - Что то, я ничего не пойму, сделай мне отдельно по годам. Все попытки доказать что это самая лучшая в мире табличка не помогают, но выход есть.

Вернемся опять к макету и изменим положение поля "Год".

изменим положение поля Год

Теперь мы получили сводную таблицу, где в поле "Год" можно выбрать отображать ли все данные или за конкретный год.

выбор данных по полю Год

Например, если мы хотим получить данные только за 2013 год, то надо его и выбрать.

выбор данных за 2013 Год

Однако, радость была не долгой. Улыбнувшись "змеиной улыбкой", жена сказала - меня 2012 год не интересует, тогда был плохой урожай. Мне нужны суммарные данные за 2013 и 2014 год. Но и в этом случае задача решается. Нужно вернуться к выбору всех элементов в поле "Год".

выбрать все

После этого дважды щелкнуть левой кнопкой мышки по полю сводной таблицы "Год". Откроется окно, в котором можно указать какие элементы поля "Год" нужно скрыть.

какие элементы поля Год нужно скрыть

На рисунке показано как скрыть данные за 2012 год. Получаем требуемую сводную таблицу.

таблица где скрыты данные за 2012 год

Обращаю внимание на надпись в ячейке B1 (несколько элементов). Это говорит о том, что в сводной таблице по полю "Год" используются не все элементы данных, а только часть (2013 и 2014 годы). Соответственно и сумма выручки подсчитывается только за эти годы.

Если и после этого жена не успокоится, стоит подумать о разводе.

Маленькие секреты.
Сводная таблица опирается на диапазон данных. При создании сводной таблицы его надо указывать.

диапазон данных

Диапазону можно заранее присвоить имя, а потом его указывать мастеру сводных таблиц.

Если диапазону заранее присвоить имя "База_данных" то мастер создания сводных таблиц будет находить ее по умолчанию и не будет задавать лишних вопросов, что удобно.

База_данных

Мы рассмотрели простейшие варианты применения сводных таблиц. Чем еще они могут нам помочь в работе?